ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ POS NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TRONG KINH DOANH

Hệ thống phân phối ở nước ta hầu hết dưới dạng cửa hàng tạp hóa hoặc chợ. Các nghiên cứu thực tế cho thấy trên bản đồ phân phối hàng hoá tại Việt Nam, đến 90% thị trường vẫn còn do các kênh cung cấp truyền thống như chợ, cửa hàng bán lẻ, shop… chi phối. Trong đó, phương pháp quản lý chính vẫn là: ghi chép và cộng sổ hàng ngày (dễ gây sai sót trong tính toán, và tốn nhiều thời gian). Điều này ít nhiều làm ảnh hưởng tới khả năng của các nhà quản lý cũng như giảm tính chuyên nghiệp và năng lực cạnh tranh của siêu thị hay cửa hàng. Chính vì vậy, nhiều nhà quản lý, nhiều ông lớn trong ngành bán lẻ đã nỗ lực đầu tư, áp dụng công nghệ thông tin vào chuỗi kinh doanh bán lẻ cũng như hoạt động quản lý kinh doanh của mình. Hệ thống quản lý bán hàng bao gồm phần mềm, máy đọc mã vạch và máy in hoá đơn (POS) là phương pháp đang được ứng dụng khá nhiều. Hệ thống này khắc phục được những bất cập của phương pháp quản lý thủ công hiện nay như: có tính chuyên nghiệp cao, giảm thiểu nhầm lẫn về thanh toán, đặc biệt đối với các công ty có nhiều cửa hàng thì có thể tạo ra tính đồng bộ cho hệ thống các cửa hàng cả về dữ liệu lẫn phương thức quản lý. 

Việc ứng dụng công nghệ POS trong kinh doanh hiện nay khá phổ biến, kể cả đối với các công ty, tập đoàn lớn cũng như các cửa hàng, hệ thống siêu thị.... Tuy nhiên phần lớn các chủ cửa hàng, nhà hàng, đôi khi cũng không biết cụ thể về chức năng của hệ thống này có khả năng hỗ trợ hoạt động quản lý của họ ra sao, hoặc họ có thể cần công nghệ quản lý nhưng không biết công ty nào cung cấp hệ thống, không biết giải pháp của công ty nào đáp ứng được yêu cầu của họ.

Vậy POS là gì? Tại sao POS có thể nâng cao khả năng quản lý, khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp?

POS (Point of sale) là tên viết tắt của hệ thống gồm:

- Phần mềm: Quản lý hàng hoá, quản lý bán hàng, cho phép cập nhật về số lượng hàng hoá xuất, nhập, tồn hoặc hàng trả lại tại mọi thời điểm, cũng như theo dõi tình hình doanh thu, công nợ đối với từng khách hàng, tại mọi thời điểm. Thay vì việc nhà quản lý phải tiến hành cộng trừ các con số thì hệ thống tự động cập nhật với nghiệp vụ nhập vào hệ thống. Thậm chí nhà quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh của 1 hệ thống nhiều cửa hàng tại một điểm duy nhất nhờ khả năng truyền dữ liệu qua đường điện thoại hoặc internet. Nhờ đó nhà quản lý có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động đầu tư khác. Các con số báo cáo cũng trung thực hơn, tính thống nhất về số liệu thống kê được đảm bảo.

Ngoài ra, để thích ứng với nhu cầu sử dụng của khách hàng, hệ thống POS của bạn cần hỗ trợ các tiêu chuẩn DSS PCI bởi vì hầu hết các giao dịch thanh toán bằng thẻ ghi nợ hoặc tín dụng được sử dụng ngày một phổ biến.

- Các thiết bị: Máy đọc mã vạch phục vụ việc nhập tên hàng bán; máy in hoá đơn bán lẻ in hoá đơn cho khách hàng đơn giản hoá hoạt động bán hàng và mang lại tính chuyên nghiệp cao cho cửa hàng. Tính minh bạch về giá cả hàng hoá, dịch vụ đối với khách hàng cũng được thể hiện rõ ràng.

Nét khác biệt của hệ thống này là cập nhật mọi lúc các thông tin về hoạt động bán hàng tại mọi thời điểm mà hệ thống ghi chép tính toán thủ công không thể có được. Trong đó, phần mềm chương trình là yếu tố chính, quan trọng nhất. Người quản lý có thể không biết rằng hoạt động quản lý của mình sẽ đơn giản hơn rất nhiều lần khi sử dụng công nghệ POS. Bất kỳ lĩnh vực nào cũng có thể áp dụng hệ thống này, không chỉ là các Siêu thị, các trung tâm thương mại, mà ngay cả các cửa hàng thuộc các lĩnh vực khác nhau như nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, các Studio ảnh, các trung tâm vui chơi giải trí, các phòng khám đa khoa, thẩm mỹ viện…

Có một hệ thống POS đáp ứng tất cả các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn sẽ là một công cụ quản lý cần thiết và cho phép bạn tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.